Frequently Asked Questions

Onderstaand een overzicht van de meest gestelde vragen en de bijbehorende antwoorden. (gebruik Control - F om op deze pagina te zoeken)

Startscherm

De functies die beschikbaar zijn in het opstartscherm worden hier uitgelegd.

Licentie

Het inlezen en aanvragen van een (nieuwe) licentie.

A:

uitleg opstartscherm

Drie veel gebruikte opties.

Open: open een activastaat
Recent: open een recent gebruikte activastaat
Nieuw: maak een nieuwe activastaat

Q: Hoe wordt een nieuwe activastaat aangemaakt?

Hoe wordt een nieuwe activastaat aangemaakt?

A:

Kies voor Nieuw en vul onderstaand formulier in.

nieuwe activastaat aanmaken

Uitleg Grondslag afschrijvingen.
Kies als 'Eerste boekjaar' het eerste jaar wat u met Activa Manager plus wilt berekenen.
De nieuwe activastaat wordt geopend.

Q: Eenmalige instellingen Activa Manager plus

Eenmalige instellingen Activa Manager plus

A:

Grondslag afschrijvingen
Zodra het programma voor de eerste keer wordt gestart dient u aan te geven
wat de standaard waarde is voor de fiscale afschrijvings grondslag. Als u een
nieuwe activastaat aanmaakt wordt de hier gekozen waarde voorgesteld, u bent
vrij om op het moment van aanmaken een andere keuze te doen.

A:

Vul naam, adres, postcode en woonplaats in als dit nog niet is gevuld. Via Boekjaar, Eerste (laagste) boekjaar kan het eerste boekjaar gewijzigd worden, zolang er nog geen activa ingevoerd zijn.
inrichten activastaat

Uitleg Grondslag afschrijvingen.

A:

instelling journalisering

Voer hier per groep de grootboekgegevens in voor de journaalposten.
Journaalposten kunnen aangemaakt worden via overzichten, Journaalposten - periodieke afschrijvingen.

A:

Gebruik de knop "Inlezen" om een nieuw licentie bestand in te lezen. Licentiebestanden hebben de extensie lic, ze eindigen dus altijd met .lic

inlezen licentie

Een (nieuwe) licentie kunt u aanvragen via dit contact formulier Vermeld svp de licentienaam en het aantal licenties.

A:

Kies in de menubalk voor toevoegen activum, gebruik de 'INSERT' toets of klik rechts in het hoofdscherm en kies voor 'Toevoegen activum'.

De algemene regel voor het toevoegen van activa is, dat alleen activa met een investeringsdatum die valt in het huidige of een toekomstig boekjaar, ingevoerd kunnen worden.

A:

•Middel: omschrijving activum •Aktivasoort: om de diverse activa fiscaal correct te behandelen dient er per activum bekend te zijn wat voor soort activum het betreft.
activa soort

A:

Voer bij Groep een naam in, de groep wordt nu aangemaakt.

groep aanmaken
Bij een volgend activum klikt u op de verrekijker en de groep kan geselecteerd worden.

selecteer groep
Tip : gebruik de pijltjes toetsen om een regel te selecteren
en de ENTER toets om uw keuze te bevestigen

A:

Voer 4 nieuwe activa regels in:

  • omschrijving: opstal gebouw X bedrag investering 100.000,- activasoort 1
  • omschrijving: grond gebouw X bedrag investering 50.000,- activasoort2
  • omschrijving: verbouwing gebouw X bedrag investering 25.000,- activasoort2
  • omschrijving: parkeerplaats gebouw X bedrag investering 10.000,- activasoort 2

dan ziet u de volgende regels

invoeren onroerend goed

A:

Ga op de juiste regel staan en geef ENTER of klik op in de menubalk of klik rechts en kies voor wijzigen activum.

wijzig activum

Tip: gebruik de ENTER toets om naar een volgend veld te gaan.
Uitzonderingen:

A:

Per activum kunnen jaarlijks een of meerdere aantekeningen gemaakt worden.
Indien een regel gesplitst wordt kan de gemaakte aantekening niet worden verwijderd.
Overige aantekeningen kunnen gewijzigd/verwijderd worden als het jaar van de aantekening
groter of gelijk is aan het actuele boekjaar.

Klik in de menubalk op de A of klik rechts en kies voor Aantekening of
dubbelklik in de kolom aantekening om aantekeningen te beheren.

A:

Het is mogelijk om een bestaand activum op te splitsen in 2 regels.
Kies S in de menubalk of klik rechts en kies S in het context menu

start splitsen

Het volgende scherm verschijnt.

splitsen

Vul het af te splitsen percentage in en klik op splits.
Na het klikken op akkoord vindt de splitsing plaats.
Onderstaand: de nieuwe situatie na splitsing.

A:

desinvestering invoeren

Klik rechts kies voor Desinvesteren, toets Ctrl+D of klik op D in de menubalk.
In een volgend boekjaar komt het`activum niet meer voor.

A:

Hier heeft u de mogelijkheid om een bijzondere waardevermindering toe te passen.
Deze optie is met name voor onroerend goed toegevoegd.

Kies voor wijzig activum en vervolgens voor 'Bijzondere waardevermindering'

Wijzig activum

In onderstaand scherm wordt de bijzondere waardevermindering ingevuld.
Bijzondere Waardevermindering

A:

Vrije velden benoemen of bewerken

Het is mogelijk om per activum 2 extra gegevens (velden) vast te leggen.
U kunt denken aan een lokatie, leverancier, buitengebruik datum etc.

In onderstaande afbeelding wordt getoond hoe de extra velden zichtbaar te maken
en ze van een, voor u, zinvolle naam te voorzien.

benoemen en bewerken van de vrije velden

Q: VPBplichtig ja of nee

Waar geef ik aan of mijn bedrijf VPBplichtig is?

A:

Met ingang van boekjaar 2019 vraagt het programma of u BTW plichtig bent. Klik hier voor inhoudelijke uitleg.

VPB pichtig automatisch

U kunt op 2 manieren uw instelling aanpassen.

 

Klik op de link VPB plichtig

VPB plichtig link

 

of kies voor Extra, Instellingen

A:

Kies voor 'Open' en klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde activastaat.
Klik op 'Kopiëren naar' en kies voor 'E-mailgeadresseerde'. Het standaard mail programma wordt gestart met een nieuw mail bericht waarin de geselecteerde activastaat als bijlage is opgenomen.

mail activastaat

Kies voor 'Kopiëren' om de activastaat met een rechtermuisklik te plakken op een andere locatie zoals een USB stick, een netwerkschijf of een andere map.

A:

Klik rechts, kies voor Zoeken, toets Ctrl+F
of klik op de verrekijker in de menubalk.

zoeken

A:

Ga op een regel staan waarin de te wijzigen groep voorkomt en klik in de menubalk op G (wijzig groepsnaam).
Klik op de verrekijker om de groepsnaam te wijzigen in een bestaande groep, of voer een nieuwe groep in.
Nieuw ingevoerde groepen kunt u een volgende keer selecteren met behulp van de verrekijker.

inlezen licentie

A:

Met een verlopen licentie of zonder licentie blijven uw gegevens intact. U kunt nieuwe activa invoeren, wijzigen en desinvesteringen plegen. Er is één beperking, u kunt uw activastaat noch printen noch exporteren en er zijn enkele totaal tellingen onleesbaar gemaakt. Een (nieuwe) licentie kunt u aanvragen via dit contact formulier Vermeld svp de licentienaam en het aantal licenties.

A:

In principe kunnen de cumulatieve afschrijvingen niet gewijzigd worden. Er is één uitzondering. Als het actieve boekjaar 2007 is, is het toegestaan zowel de fiscale- als commerciële cumulatieve afschrijvingen aan te passen. Dubbelklik in de kolom cum_afs_fiscaal of cum_afs_commerciëel op de te wijzigen regel en voer uw wijzigingen uit.

wijzigen cum afs 2006

U kunt hetzelfde bereiken via Extra, wijzigen cum afs 2006

A:

Kopieer uw activastaat met de knop prognose, zie hier.
Maak een prognose
Open de nieuw aangemaakte 'prognose' activastaat en voer de mutaties voor het lopende boekjaar in, print de activastaat en open een nieuw boekjaar. Voer in het nieuwe boekjaar uw mutaties in en print wederom uw activastaat en open een nieuw boekjaar etcetera. Aan de hand van de afgedrukte activastaten maakt u de gewenste prognose.

A:

Klik op prognose, blader naar een activastaat en kies voor openen.
Er wordt nu een kopie van de activastaat gemaakt met als voorgestelde naam prognose_... gevolgd door de originele naam,
de naam kan aangepast worden, reeds bestaande namen worden niet geaccepteerd.

Kopie activastaat

A:

In Activa Manager plus heeft u de beschikking over een speciaal opgemaakte excel import template.
Hierin kunt u de gegevens uit een Excel sheet invoeren en of kopieren.
De ingevulde template kan vervolgens geïmporteerd worden.
Onderstaand wordt een en ander stap voor stap uitgelegd.

A:

WOZ invoeren

Klik rechts op een regel met activasoort 1 en kies WOZ waarde invoeren. Alternatief Ctrl-W of de W in de menubalk.
Regels toevoegen: klik op + of de INSERT toets
Regels verwijderen: klik op X of de DELETE toets
(alleen de meest recente regel kan verwijderd worden)
Regels wijzigen: selecteer een regel en toets ENTER of klik op wijzigen Woz.
Alleen regels waarvan het jaar >= aan het actieve boekjaar kunnen gewijzigd of verwijderd worden.

A:

Menu extra

•Herberekenen cumulatieve afschrijvingen t/m 2006 of eerder.
•Instellingen, zie hier
•Selectief verwijderen van desinvesteringen, die minimaal 2 jaar geleden gedesinvesteerd zijn.
•Indien het boekjaar 2007 is kunt u de berekende cumulatieve afschrijvingen aanpassen

A:

Gegevens invoer wordt zoveel mogelijk gevalideerd (logische controle op invoer gegevens)
Een ingebruikdatum die kleiner is als een investeringsdatum wordt niet geaccepteerd.
Vanaf 2007 wordt voor het fiscale afschrijvingspercentage Goodwill alleen 10% of lager geaccepteerd, voor overige middelen is dit 20% of lager, tenzij W.A.(willekeurige afschrijving) aangevinkt is.

A:

Ik ben gestart met een laag boekjaar
moet ik nu 20 keer een boekjaar openen?

Neen, kies Extra, Cumulatieve afschrijvingen

Cumulatieve afschrijvingen
De cumulatieve afschrijvingen tot en met 2006 worden berekend en 2007 wordt het actieve boekjaar.
Vanaf 2007 gaat u verder van jaar tot jaar onder andere ivm de jaarlijks op te geven WOZ waardes.
Klik hier voor uitleg Grondslag afschrijvingen.

A:

Kies Boekjaar, Vorig boekjaar

nieuw boekjaar
Wat gebeurd er?

De afschrijvingen tot en met 31-12 van het huidige boekjaar
worden berekend.
U kunt deze afdrukken en of exporteren,
tenzij u geen licentie heeft.

De cumulatieve afschrijvingen worden verhoogd met de
berekende afschrijvingen voor dit boekjaar.
Het boekjaar wordt met 1 verhoogd.

A:

Kies Boekjaar, Vorig boekjaar

vorig boekjaar
Wat gebeurd er?

De cumulatieve afschrijvingen worden verlaagd met de
afschrijvingen van het vorige boekjaar.
Het boekjaar wordt met 1 verlaagd.

U kunt maximaal 1 boekjaar terug,
dus bv van 2008 naar 2007 en vervolgens niet verder naar 2006.
Reeds ingevoerde investeringen en wijzigingen blijven intact!

A:

Kies Raadpleeg een ander boekjaar

raadpleeg een ander boekjaar

Er wordt een lijst samengesteld van de aanwezige 'oude' jaren.
Het onderste item in de lijst is het lopende boekjaar.

Door een item te dubbelklikken wordt er een oude activastaat geopend
die alleen geraadpleegd kan worden. Overzichten en rapporten zijn beschikbaar.

te raadplegen jaren

A:

Hier kunt u de naw gegevens van uw bedrijf of cliënt aanpassen. Het boekjaar wordt door het programma gevuld.
NAW gegevens

A:

bereken afschrijvingen
Voer een geldige datum in en klik op het pijltje naast de datum. De berekening vindt in een aantal gevallen niet plaats, dit wordt kenbaar gemaakt door een boodschap.

A:

Standaard wordt het fiscale afschrijvingsrapport getoond.
In de titelbalk worden de afschrijvingsdatum en administratie naam weergegeven.
In de linkerkant van het scherm kunt u een van de overige rapporten starten.
Zie, binnen uitleg activa scherm, overzichten voor de overige rapporten.

materiele vaste activa staat
uitleg rapportage mogelijkheden

A:

Overzicht van de gemaakte aantekeningen per activum.
overzicht aantekeningen

Toelichting rapportscherm.
rapport werkbalk

A:

Als er afschrijvingen berekend worden vindt er een controle plaats op NIET gekoppelde activa en WOZ gegevens.
Als er ontbrekende WOZ gegevens gesignaleerd worden, worden ze getoond in onderstaande lijst.

ontbrekende WOZ gegevens

Dubbelklik een regel of selecteer een regel en klik op WOZ om de gegevens in te voeren. Ga door tot de lijst leeg is.

A:

Als er afschrijvingen berekend worden vindt er een controle plaats op NIET gekoppelde activa en WOZ gegevens. Als er niet gekoppelde activa gesignaleerd worden, worden ze getoond in onderstaande lijst.

niet gekoppelde activa

Dubbelklik een regel of selecteer een regel en klik op koppel om een koppeling tot stand te brengen. Ga door tot de lijst leeg is.

A:

Hier kunnen afschrijvingen per maand of een zelf te definiëren periode berekend worden.
Vul een 'vanaf' en 'tot en met' datum in of kies een periode.
selectie periode

Het overzicht kan afgedrukt worden of in diverse formaten geëxporteerd worden.
Zie ook 43, instellingen journalisering.

A:

Klik in de menubalk op de E of klik rechts en kies voor E-Document
of dubbelklik in de kolom E-document om documenten te beheren.
Gebruik deze optie om een (gescande) inkoopfactuur, onderhoudscontract, verzekeringspolis of notities op te slaan bij het bijbehorende activum.

electronisch document

Dubbelklik een regel om een opgeslagen document te openen.
In de laatste kolom van een activastaat is zichtbaar hoeveel documenten er bij een activum opgeslagen zijn.

A:

Geef de jaren in waarop het overzicht betrekking heeft.
Het overzicht genereerd per groep een grafiek en een samenvatting op de laatste pagina. (In dit voorbeeld is slechts een groep weergegeven om ruimte te besparen)

samenvatting investeringen

Toelichting rapportscherm.
rapport werkbalk

A:

Vul in op welke jaren het overzicht betrekking heeft.
De laatste kolom bevat de procentuele wijziging ten opzichte van het voorgaande jaar.
Aan de hand van de kolom eigengebruik wordt bepaald of er met 100% dan wel 50% getoetst wordt.
Klik hier voor een uitleg over het rapportscherm.

Overzicht WOZ

A:

Vul in op welke jaren het overzicht betrekking heeft.
Het overzicht des-investeringen geeft de des-investeringen per jaar en daarbinnen per groep weer.

overzicht des-investeringen

Toelichting rapportscherm.
rapport werkbalk

A:

Vul allereerst begin - en einddatum in.
De weergegeven investeringen zijn gegroepeerd op investeringsjaar en daarbinnen op groep.

overzicht investeringen

Toelichting rapportscherm
rapport werkbalk

A:

Stel dat 2007 het actieve boekjaar is.
Als u investeringen en of desinvesteringen pleegt na bv 30-6-2007 en u vraagt een afschrijvingsrapport op per 30-5-2007 dan worden bovengenoemde mutaties niet getoond. Ze worden getoond indien de investerings- of desinvesteringsdatum kleiner of gelijk is aan de afschrijvingsdatum.

A:

Per groep krijgt u een gedetailleerd overzicht van uw activa en afschrijvingen afgesloten met een totaal.
Investeringen in het actieve boekjaar zijn italic en desinvesteringen zijn lichtgrijs.
Voor activa waarop vervroegd afgeschreven wordt, wordt W.A. getoond i.p.v. het afschrijvingspercentage.
rapport investeringen