Software als bedrijfsmiddel ?

Een interessante vraag bij de aanschaf van sofware is of dit nu een bedrijfsmiddel is of niet. Als het een bedrijfsmiddel is, moet je het activeren en over de aanschaffingskosten afschrijven. Als bedrijfsmiddel kwalificeert de software dan ook voor de investeringsaftrek. Is de software geen bedrijfsmiddel, dan valt de aanschaf direct in de kosten dan wel wordt deze behandeld als transitorische post.

De vraag wanneer de betaling voor c.q. de aanschaf van software nu kwalificeert als een bedrijfsmiddel, is niet altijd even gemakkelijk te beantwoorden. Uit de jurisprudentie valt af te leiden dat een eenmalige betaling voor het gebruik van software een bedrijfsmiddel doet ontstaan. Terwijl bij een jaarlijkse betaling voor dat gebruik meer kan worden aangenomen dat sprake is van huur van de software. Een ander belangrijk criterium – zo niet een essentieel criterium – is ook of men de eigendom/het exploitatierecht over de software heeft verkregen. Wordt de eigendom/het exploitatierecht van de software ten behoeve van de onderneming verkregen, dan is sprake van een bedrijfsmiddel (tenzij het gaat om een relatief en absoluut gering belang, dan mag het weer direct in de kosten). In de jurisprudentie worden uitgaven voor software waarvan het exploitatierecht bij derden ligt, beschouwd als een last (of als het zijn nut over meerdere jaren heeft, als een transitorische post) en niet als bedrijfsmiddel. Software die kwalificeert als bedrijfsmiddel kan ook in aanmerking komen voor investeringsaftrek.

Activering

Aangeschafte software die kwalificeert als bedrijfsmiddel moet geactiveerd worden. Kosten van implementeren zullen ook onder de aanschafkosten vallen. De aanschafkosten van een bedrijfsmiddel zijn niet beperkt tot de koopprijs, maar volgens de jurisprudentie behoren daartoe ook de kosten die met de aankoop samenvallen en die met de koopprijs het bedrag uitmaken dat de onderneming voor de verkrijging van dat bedrijfsmiddel moet opofferen. Voorbeelden van dergelijke kosten zijn: aankoopkosten, installatiekosten, transportkosten, etc. De kosten van de implementatie moeten daarom ook geactiveerd worden. Daar staat tegenover dat indien deze kosten van geringe waarde zijn, die gewoonlijk tot de lopende uitgaven van de onderneming worden gerekend, deze wel in een keer ten laste van de winst mogen worden gebracht. Mocht bijvoorbeeld in het contract met betrekking tot de aanschaf, licentie, implementatie etc. bijvoorbeeld een ‘helpdesk element’ betreffende het eerste jaar na de aanschaf zitten, dan kan deze component ineens ten laste van de winst worden gebracht.

Afschrijving

Op grond van de afschrijvingsregels die sinds 1 januari 2007 van kracht zijn, kan in beginsel per jaar maximaal 20% van de aanschaffingskosten worden afgeschreven. Mocht er sprake zijn van een restwaarde, dan dient hiermee bij het bepalen van de hoogte van de afschrijvingen rekening te worden gehouden. De software wordt op deze manier in vijf jaar afgeschreven.

Echter, een extra last is mogelijk indien de bedrijfswaarde lager is dan de kostprijs minus afschrijving. Bedraagt de bedrijfwaarde namelijk minder, dan kan op grond van goed koopmansgebruik een afboeking plaatsvinden naar deze lagere bedrijfswaarde. Als ondernemer moet je echter bewijzen dat de bedrijfswaarde lager is dan de kostprijs minus afschrijvingen. Dit bewijs is niet altijd even makkelijk te leveren.

Indien software voor een beperkte periode, bijvoorbeeld 3 jaar, is aangeschaft, waarna het pakket niet meer gebruikt kan worden, dan lijkt het bewijs eenvoudig te leveren. In de praktijk komt het er op neer dat men in zo’n geval in de eerste drie jaar 20% afschrijft maar aan het einde van het derde jaar, naast de 20% afschrijving, ook de rest van de boekwaarde afboekt naar nul (zijnde de lagere bedrijfswaarde).

Last of transitorische post

Indien de aangeschafte software niet kwalificeert als bedrijfsmiddel zal het een last van het jaar zijn. Bij een betaling ineens, kan deze betaling, indien het ook een relatief en absoluut gezien behoorlijk bedrag is, als transitorische post verwerkt moeten worden. Bij transitorische posten gaat het om bedragen die ineens betaald zijn, maar die ook betrekking hebben op het volgende jaar of volgende jaren. Het gedeelte dat ziet op het volgende jaar of volgende jaren moet aldus als transitorische actiefpost worden verwerkt.

Bron: accountancynieuws

Tags: 
tip